每次活动都需要信息的传播，而传播信息的平台则称为媒体。如今，除了传统媒体外，互联网、手机等新媒体逐渐显现出强大的优势。作为广州专业的活动策划公司，要对媒体有一个全面认知，且能充分利用身边有的媒体资源。
如果想邀请媒体参加活动，需要考虑到他们参加活动的方式，以及是否会作为应邀嘉宾参加。如果要开一个专门的新闻发布会，对于媒体的邀请有什么样的要求，他们对于出席有什么样的要求，这些都需要认真考虑，并且要尽可能满足他们的需求，对我们才比较有利。媒体一般需要铺设电缆、媒体器材的电源接口以及停靠车辆的地方；如果需要直播或者特别采访，我们要花点时间问清楚他们需要什么额外的场地或器材。最好能提前准备好他们的需求，并指定一些员工为媒体服务，确保媒体朋友们可以访问到想访问的人。除此之外，还需要为媒体朋友们提前准备好宣传材料，以便摄像提早安排。
比如在某个宴会厅举办一场名人活动，策划和执行的人员可以提前给媒体们准备一个设备齐全且安静的房间，在里面布置好宣传资料和茶点，并安排工作人员把接受采访的关键人物领入房间，供媒体拍照和访问，这样可以避免在活动中穿插这个环节，会打断活动的节奏，且比较尴尬。
媒体的朋友们一般时间比较紧，策划人员需要尊重媒体的时间，不能忽略他们对于整场活动的积极报道能起到的重要作用。尽可能与媒体配合协同，共同促进双方的工作。媒体可能需要一个能私下进行拍照和采访的房间。媒体要从诸多活动中挑选一些来参加，如果想让媒体选择自己的活动，在工作和交流上就得让他们觉得愉快和顺利。努力和媒体合作，再从合作中建立工作关系，但我们也要理解媒体有可能会随时因为大新闻而被叫走这件事。
广州专业的活动策划公司深谙与媒体打交道的重要性，以保证自己的活动能被广泛传播，起到更大的社会价值。
